Ako sa nestratiť v získaných materiáloch v genealógii?

Možno sa niekomu zdá otázka v nadpise irelevantná. No z vlastnej skúsenosti (a po prečítaní niektorých príspevkov na iných genealogických fórach to poznám aj zo skúseností iných) Vám môžem minimálne odporučiť urobiť si poriadok v dátach získaných pre Vašu genealogickú prácu. Nejde tu teraz len o „nakŕmenie“ genealogického softvéru, ktorý nám zabezpečí uloženie, roztriedenie, prípadne zoradenie dát na jednom mieste. Ide najmä o podkladový materiál, ktorý získate pri bádaní – či už ide o snímky zápisov matričných záznamov, snímky súpisov, alebo fotokópie armálnych listín, rodných listov, výučných listov a pod.

Časom zistíte, že materiálu je pomerne dosť, až toľko, že si uvedomíte, aké ťažké je po istom čase nájsť snímok takého alebo onakého zápisu, či listiny. Okrem toho, že je potrebné tento cenný materiál zálohovať, pretože strata týchto materiálov je mnohokrát veľmi ťažká, niekedy až nenahraditeľná, je potrebné sprehľadniť získané dáta tak, aby ste sa necítili ako na smetisku a aby ste, ak nie na prvé kliknutie, tak určite aspoň na druhé kliknutie otvorili ten správny dátový súbor. Ako urobiť poriadok? Tu sú moje odporúčania:

1)      Ponechávajte získané dáta v pôvodnej, tzv. surovej podobe, bez úpravy (ako každú fotografiu, či sken). Do genealogického programu zrejme nevložíte celú dvojstranu matriky, ale len výrez. Neraz sa Vám však môže stať, že sa budete potrebovať vrátiť k nejakému snímku, ktorý bol pôvodne „orezaný“ a Vám bude chýbať dodatočne povedzme názov stĺpca, v ktorom máte v zázname len paličku a neviete, čoho sa týka (naposledy som takto objavil svoju chybu, zásluhou ktorej som omylom rozdelil dve vetvy rodokmeňa!).

2)      Pri získavaní údajov zo stránky www.familysearch.org si ukladajte záznamy do počítača. Využívajte funkcie na to určené na tejto stránke. Nespoliehajte sa na to, že máte uložený url odkaz na snímok stránky, alebo vyhľadaný údaj. Umiestnenie dát na týchto stránkach sa už niekoľkokrát menilo a nedá sa vylúčiť, že sa tak stane aj v budúcnosti. Potom Vám zostanú oči pre plač a budete musieť znova prechádzať celé matriky, aby ste sa dopátrali k uvedenému záznamu.

3)      Získané dáta sa snažte označiť si prehľadne, aby ste bez zobrazenia súboru vedeli, čo v ňom je. Osobne používam nasledovné označovanie:

a)      Ako prvý uvádzam rok, ktorého sa záznam týka.

b)      Nasleduje typ záznamu – R – rodná matrika, S – sobášna matrika, Z – matrika zomrelých, B – birmovka, cens – cenzus, sčítanie

c)       Meno osoby, ktorej sa záznam týka, s prípadnou ďalšou identifikáciou – napr. Jan_Jozefa_Mrkv_Anny_Malej – čo znamená, že ide o syna Jána rodičov Jozefa Mrkvičku a Anny Malej. V prípade záznamu o úmrtí je vhodné na konci názvu uviesť číselnú hodnotu veku pri úmrtí.
Výsledný názov súboru teda môže vyzerať napr. takto:

1839_R_ Jan_Jozefa_Mrkv_Anny_Malej.jpg
1856_S_Jan_Mrkva_Zuzana_Velka.jpg
1892_Z_Jan_Mrkva_53.jpg

Samozrejme, tvorivosti sa medze nekladú. Netvrdím, že tento systém je najlepší, možno niekomu dokonca nevyhovuje. Je potrebné vytvoriť si taký systém, ktorý Vám prácu uľahčí, zjednoduší a sprehľadní. Totiž v čase, keď sa genealogickému bádaniu venujete prakticky denno-denne, viete aj naspamäť vzťahy, vetvy, dokonca dátumy, či aj to, čo je v príslušnom zázname. Ak sa ale k tejto práci vrátite po istom čase a potrebujete si niektoré veci oživiť alebo ozrejmiť, môže byť problém zorientovať sa v halde súborov uložených v počítači.

Máte iný spôsob ukladania/pomenovania súborov? Podeľte sa s nami o ne!